Tavoitteena oli löytää allianssimalliin soveltuvat tilat

Kalasatamasta Pasilaan on laaja-alainen Helsingin kaupungin infrahanke, jossa rakennetaan mm. raitiotiejärjestelmä Nihtistä Pasilaan. Hankkeen allianssi on ollut asiakkaanamme Rantatie Business Parkissa vuodesta 2020 alkaen.

Allianssimalli on yhteistoiminnallinen, integroitu projektin toteutustapa, jossa on mukana eri kumppaneita ja toimijoita. Mukana olevat kumppanit ja toimijat tulevat yhteisten tavoitteiden ja lopputuotteen osalta miettimään toteutettavia liikenneratkaisuja – jakaen myös hyödyt ja riskit.  Koska tiedettiin, että suunnitteluosaamista tulee eri yrityksistä ja urakoitsijoilta sekä eri tilaajaosapuolilta, puhuttiin jo alusta lähtien ”Big room”-konseptista eli projektitasoisesta yhteistoiminnallisesta työtilasta ja toimitiloista, kertoo projektipäällikkö Mikko Asikainen Kaupunkiliikenne Oy:stä.

Lähdimme kartoittamaan suunnitellulle henkilömäärälle sopivia tiloja hankkeen välittömästä läheisyydestä keväällä 2019. Kävimme lopulta katsomassa viittä kohdetta neljältä eri palveluntarjoajalta. Osa sijaitsi vanhemmissa taloissa, osa taas oli juuri valmistumassa olevia uudishankkeita, joten meillä olisi mahdollisuus vielä vaikuttaa joihinkin ratkaisuihin, jatkaa Asikainen.

Tilojen monimuotoisuus ja sijainti keskellä hanketta ratkaisi valinnan

”Castellum ehdotti meille toimitilaksi Rantatie Business Parkin vuonna 2019 valmistuneen Loikka-laajennusosan 3. kerrosta. Tila oli toiminut esittelykerroksena, jossa oli pintamateriaalit ja tietty määrä huoneita valmiina”, Asikainen selventää, ja jatkaa ”Tilat vastasivat toiveitamme ja myös muutto onnistui nopealla aikataululla vuoden vaihteessa 2020. Ottaen huomioon hankkeen tavoitteen julkisen liikenteen kehittämisessä, sijainti metroaseman ja julkisen liikenteen solmukohdassa oli luonnollisesti yksi tärkeä valintakriteeri. Rantatie Business Park sijaitsee sopivasti paikassa, josta on lyhyt kävelymatka hankkeen molempiin äärilaitoihin – Nihtiin ja Pasilaan”, kertoo Asikainen.

”Castellum ehdotti meille toimitilaksi Rantatie Business Parkin vuonna 2019 valmistuneen Loikka-laajennusosan 3. kerrosta. Tila oli toiminut esittelykerroksena, jossa oli pintamateriaalit ja tietty määrä huoneita valmiina”, Asikainen selventää, ja jatkaa ”Tilat vastasivat toiveitamme ja myös muutto onnistui nopealla aikataululla vuoden vaihteessa 2020. Ottaen huomioon hankkeen tavoitteen julkisen liikenteen kehittämisessä, sijainti metroaseman ja julkisen liikenteen solmukohdassa oli luonnollisesti yksi tärkeä valintakriteeri. Rantatie Business Park sijaitsee sopivasti paikassa, josta on lyhyt kävelymatka hankkeen molempiin äärilaitoihin – Nihtiin ja Pasilaan”, kertoo Asikainen.

”Valintaan vaikuttavia tekijöitä oli myös mahdollisuus vuokrata kiinteistön neuvottelutiloja tarpeen mukaan, jolloin säästyttiin vuokraamasta neliöitä vain ”varmuuden vuoksi.” Castellum täydensi avoimen osan tilaratkaisua kiinteän huoneen sijaan isolla, äänieristetyllä Framery-vetäytymistilalla, joka tukee omalta osaltaan Big room -ajattelua, koska vetäytymistilan paikkaa pystytään vaihtamaan aina tarpeen mukaan. Siirrettävän tilan käyttäminen on myös vastuullisempaa toimintaa kuin että rakennetaan ja puretaan väliaikaisia huonetiloja tarpeiden muuttuessa”, listaa Asikainen.

Isossa tilassa ajatellaan isosti

Big room -projektityötila jakautuu kahteen osaan: Reilun 1 000 neliön toimitilan toista päätyä kutsumme ”karnevaalitilaksi,” joka on tarkoitettu vapaamuotoisempaan työpajayhteistyöhön, kokoontumisiin ja whiteboard-skissaukseen. Vastakkainen pääty puolestaan on asiantuntijatyön puoli, jonne on mitoitettu paikat 95:lle työpisteelle. Mitoitus on suunniteltu yhdessä Castellumin asiantuntijoiden kanssa rakennuksen ilmanvaihtomitoitus huomioiden.

Vaikka tilojen toimivuus ja kustannustaso suhteessa hankkeen tarpeisiin asetti valinnalle tärkeimmät kriteerit, niin tärkeää oli myös nopeasti syntynyt vuorovaikutteinen tapa tehdä töitä Castellumin henkilökunnan kanssa. Tämä mahdollisti sen, että projekti pystyttiin käynnistämään ja viemään läpi hyvin lyhyellä aikataululla ennen kesälomakauden alkua vuonna 2020.

”Toimiva vuorovaikutus sekä hyvä suhde asiakkaan kanssa on mahdollistanut avoimen palautteen antamisen puolin ja toisin. Näin pystymme reagoimaan mahdollisiin haasteisiin nopeasti ja hoitamaan ne pois päiväjärjestyksestä. Asioiden läpinäkyväksi tekeminen on ollut meille yhteinen tavoite sekä mahdollisuus tarttua heti toimeen”, kommentoi tilahanketta Castellumin puolella edistänyt vuokraus- ja asiakkuuspäällikkö Dinah Sjöholm.

Tilat ovat kaikin puolin vastanneet odotuksia, jolloin työnteko on sujunut toivotulla tavalla ja päähuomio on voitu suunnata itse hankkeen edistämiseen.

Hankkeen parissa työskentelevät ovat olleet kovasti tyytyväisiä tiloihin ja myös vierailijoilta saatu palaute on ollut positiivista. Tiloissa työskentelee vähintään seitsemän palvelutuottajayrityksen henkilökuntaa, jolloin avoimen tilan tunne on ollut meille tosi tärkeää, jotta toiminta ei pääse liikaa siiloutumaan ja klikkiytymään. Näin tilakin symbolisoi sitä, että olemme toistemme kesken avoimia ja helposti lähestyttäviä sekä toimintamme on läpinäkyvää.

Kiinteistön kaikki palvelut ovat aktiivisessa käytössä

Aulapalvelun henkilökunta ansaitsee erityiskiitoksen kuluvalvontajärjestelmän mallikkaasta hallinnoimisesta. Työntekijät vaihtuvat hankkeen elinkaaren eri vaiheissa parhaimmillaan viikoittain, joten kulkuoikeuksien hallinta vaatii nopeutta ja hyvää tarkkuutta.

Palveluista päivittäisessä käytössä ja tärkein on kiinteistön ravintola, jossa ruokailemme säännöllisesti. Tarvittaessa käytössämme on myös iso tapahtumatila, jossa pidämme hankkeeseen liittyviä tiedotustilaisuuksia. Tilaisuuksien catering onnistuu myös kätevästi kiinteistön ravintolalta.

Käytössämme on myös katutasossa sijaitseva showroom-tila, joka toimii työpajatyöskentelyn tilana sekä hankkeen näyteikkunana kansalaisille ja sidosryhmille. Tilassa on tarkoitus järjestää kevätkaudella avoimet ovet -tilaisuuksia, joissa esittelemme hankkeen edistymistä.

Mikon kolme vinkkiä hanketta varten tiloja etsivälle

1. Kartoita tarve ja mahdollisuudet sekä hanki tilat ajoissa

2. Panosta sijaintiin niin liikkuvuuden ja saavutettavuuden kannalta

3. Investoi tarkoituksenmukaisesti, mutta riittävästi tiloihin ja viihtyvyyteen

Case Kalasatamasta Pasilaan -hanke

Kalasatamasta Pasilaan -hanke on laaja-alainen infrahanke, jossa rakennetaan kaupunkiympäristöä, siihen kytkeytyviä katualueita, viherkaistoja, jalankulun ja pyöräilyn reittejä sekä kunnallistekniikkaa. Uudisinvestointina mukana on raitiotiejärjestelmä Nihtistä Pasilaan.

Uusi raitiotieosuus yhdistää olemassa olevat raitiotie-, metro- ja lähijunaverkot toisiinsa. Uuden rataosuuden pituus tulee olemaan noin 4,5 kilometriä pitkä ja kokonaiskustannusarvio infrarakentamisen osalta noin 200 miljoonan euroa. Tavoitteena on aloittaa kaupallinen liikenne syksyllä 2024.

Palvelutuottajien hankintavaihe käynnistettiin marraskuussa 2019. Hanketta on viety eteenpäin toukokuusta 2020 eteenpäin projektiallianssina, tilaajaosapuolina Helsingin kaupunki ja Kaupunkiliikenne Oy. Palveluntuottajat muodostavat kaksi allianssia: Sörkan sporan ja Karaatin.

Opas seuraavaan toimistoosi

Harkitsetko toimiston vaihtoa tai miten voit mukauttaa nykyiset tilat tulevaisuutta varten? Castellumin toimisto-opas auttaa tunnistamaan tarpeet, jotta voimme yhdessä tehdä toimistostasi täydellisen työpaikan.