Menestyvä työympäristö – mitä sillä oikeastaan tarkoitetaan?

Takana on jo kohta kaksi vuotta pandemiaa, jonka aikana olemme joutuneet tottumaan etätyöhön ja jatkuviin Teams-palavereihin.  Tämä on tuonut mukanaan uusia tapoja ja tarpeita. Mikä saisi meidät palaamaan toimistolle? Koiraparkki, perjantaipullat vai toimistojooga? Haluammeko edes palata takaisin? Mistä voi tunnistaa koronan jälkeisen hyvinvoivan työympäristön? Castellumin työympäristön asiantuntija Heléne Lidström vastaa näihin kysymyksiin.

Heléne, miten kuvailisit menestyvää työympäristöä?
– Sinne on kiva tulla ja siellä pystyy työskentelemään halutessaan omassa rauhassa ja se tarjoaa tilat myös tiimityöskentelyyn. Se on paikka, jossa viihdyn, tunnen olevani tehokas ja saan paljon aikaan.

Mitä kannattaa ottaa huomioon, kun haluaa luoda menestyvän työympäristön?
– Kannattaa tehdä kotiläksyt kunnolla. Huolellinen taustakartoitus sekä yrityksen strategiaan ja ihmisten tarpeisiin pohjautuva työympäristöstrategia luo perustan menestyvälle työpaikalle. On hyvä lähestyä asiaa myös ulkoisesti; mitä tutkimukset sanovat, mitä voimme oppia muilta yrityksiltä ja organisaatioilta?

Tärkeää on myös kokonaisvaltainen lähestymistapa työympäristöön – niin toimitilojen, teknologian kuin ihmistenkin kannalta.

Mitä tämä tarkoittaa käytännössä?
– Aloitetaan toimitiloista. Monet ovat kokeneet, että työnteko onnistuu paremmin kotona kuin toimistossa. Jos koemme, että kotona työskentely on tehokkaampaa, työntekijöiden houkutteleminen takaisin toimistolle on vaikeampaa. Miten voimme tehdä toimistostamme kilpailukykyisemmän? Onko meillä erilaisia tiloja erilaisiin tarpeisiin, jotka kannustavat ja kutsuvat tiedon jakamiseen, yhteistyöhön ja sosiaaliseen kanssakäymiseen? Toimistosta ei kuitenkaan saisi tulla pelkkä kohtaamispaikka. Meidän tulee tarjota myös hyvät mahdollisuudet keskittymistä vaativan työn tekemiseen sekä hyvinvointia ja terveyttä edistäviin ympäristöihin.

Entä tekniikka?
– Teknologia on tärkeässä roolissa, sillä tarvitsemme tietoa, kuka on tai aikoo olla toimistolla. Tämä helpottaa paitsi ihmisten paikantamista, niin myös tiimien työskentelyä.

Miten ihmiset saadaan takaisin toimistolle?
– Houkutteleva toimistoympäristö varustettuna uusimmalla tekniikalla ei pelkästään riitä. Kyse on enemmänkin siitä, että meillä kaikilla on yhteinen näkemys siitä, miten työskentelemme yhdessä.

Mitä yleisiä pelisääntöjä tulisi soveltaa koko liiketoimintaan ja miten ne pitäisi saada toimimaan omassa tiimissä? Organisaatiotasolla meillä on erilaisia ​​toimeksiantoja ja tehtäviä, joten on tärkeää, että jokainen tiimi keskustelee odotuksistaan ja muodostaa heille yhteiset pelisäännöt.

Joustavamman työskentelytavan myötä meidän on myös mietittävä, miten vastaanotamme ja perehdytämme uudet työntekijät. Jos uudet työntekijät eivät tapaa kollegoitaan, sopeutuminen ja perehdytysaika pitkittyy. Henkilökohtaiset suhteet kollegoihin auttavat ja nopeuttavat uuden roolin omaksumista.

Miten varmistetaan, että työympäristö menestyy myös tulevaisuudessa?
– Se on jatkuvaa vuoropuhelua, arviointia, kysymysten esittämistä, kehittymistä ja sen varmistamista, että vastaamme tarpeisiin. Emme tule koskaan olemaan täysin valmiita.

Olet työskennellyt monissa menestyneissä työympäristöissä – mikä on mielestäsi tärkeintä?
– Ne menestyvät, joilla työympäristön kehittäminen on strategian keskiössä. Yhtälö on yksinkertainen; kun työntekijät viihtyvät työssään, he ovat tuottavampia ja tehokkaampia – tyytyväinen työntekijä = tyytyväiset asiakkaat. Menestyneille työpaikoille, joissa olen työskennellyt, on yhteistä, että yrityksen johto on ottanut vastuun strategian avaamisesta henkilöstölle, työntekijöitä osallistetaan, heidän tarpeitaan selvitetään säännöllisesti, ulkopuolisista tutkimuksista opitaan ja ymmärretään kolmen kulmakiven – tekniikan, paikan ja ihmisen – tärkeys.

Voitko kertoa esimerkkejä?
– Nostaisin ihan ensimmäisenä tehtäväni Microsoftilla, joka valittiin kolmena peräkkäisenä vuotena Great Place to Work -tutkimuksessa Ruotsin parhaaksi työpaikaksi. Toinen esimerkki on ICA, joka rakensi täysin uuden toimiston ICA@work-strategian mukaisesti ja jonka tutkimusyritys Leesman on rankannut yhdeksi maailman parhaista toimistoista. Sekä viimeisimpänä ammattiliitto Vision, joka rakensi uudelleen Tukholman Kungsgatanin toimistorakennuksen ja kuusi aluetoimistoa eri puolille Ruotsia.

Heléne Lidström on työskennellyt Ruotsin Castellumissa marraskuusta 2021 alkaen. Hänen tehtävänsä on luoda lisäarvoa tarjoamalla apua työympäristöstrategioiden suunnittelussa. Heléne kuuluu KAM-tiimiin, joka keskittyy tukemaan ja auttamaan kaikkia konsernimme asiakkaita.