Korona antoi lopullisen sysäyksen miettiä toimiston merkitystä uudelleen. Miten ja missä ihmiset haluavat tulevaisuudessa työskennellä ja mitä toimiston tulisi tarjota antaakseen työntekijöille syyn tulla takaisin? Näihin kysymyksiin jouduttiin vastaamaan myös Efectellä, kun yrityksen kasvun myötä tuli tarve kartoittaa uusia toimitiloja, kertoo Niina Hovi Chief People & Culture Officer.
Millaiset tilojen pitäisi olla, jotta siellä on kiva tehdä töitä ja toimistossa viihdytään?
Koronan myötä vapaita toimitiloja oli paljon tarjolla ja päädyimme monien vaihtoehtojen jälkeen valitsemaan uudeksi pääkonttoriksemme Leppävaarassa sijaitsevan Säterinkatu 6. Muutimme taloon huhtikuussa 2021 ja käytössämme on kokonainen kerros n. 1000 m2, josta tällä hetkellä on käytössä 700 m2 ja joista 300 m2 remontoidaan tällä hetkellä työskentely-, neuvottelu- ja workshop-tiloiksi, kertaa Niina Hovi tilojen valintakriteerejä.
Toimitilat hyvien liikenneyhteyksien varrella keskellä palveluita
Säterinkatu 6 vastasi sijainniltaan ja palveluiltaan kaikkia toiveitamme. Alueella toimii monia muita IT-alan yrityksiä, joka voi tuoda tulevaisuudessa synergiaetuja. Kiinteistön tarjoamien palveluiden; kuten ravintolan ja kuntosalin lisäksi sijainti kauppakeskus Sellon läheisyydessä ja hyvät liikenneyhteydet Kehä 1:sen varrella vaikuttivat lopulliseen valintaan, kuten myös vuonna 2024 liikennöintinsä aloittava Raide-Jokeri pikaraitiotie.
Castellum oli remontoimassa koko taloa, joka antoi meille mahdollisuuden vaikuttaa tilojen suunnittelemiseksi meidän tarpeitamme vastaavaksi. Kumppaniksi tilojen suunnitteluun valitsimme sisustusarkkitehtitoimisto dSign Vertti Kivi & Co:n, joka tuntee työntekemisen murrokseen liittyvät haasteet panostamalla asiakaskohtaisesti räätälöityjen sosiaalisesti älykkäiden toimitilojen suunnitteluun, tilojen muuntojoustavuuteen sekä tehokkuutta tuovaan työhyvinvointiin.
Pääsimme yhdessä heidän kanssaan miettimään, miltä tulevaisuuden toimiston pitäisi näyttää ja mihin kaikkiin käyttötarpeisiin sen tulisi pystyä muuntautumaan. Suunnitteluun otettiin vahvasti mukaan työntekijät, joiden kanssa järjestetyissä työpajoissa kartoitimme odotuksia ja toiveita.
Työpajoissa tuli esiin ihan konkreettisia toiveita, kuten vastuullisuuden huomioiminen kierrätyksen järjestämisessä, kodinomaisuutta lisäävien viherkasvien tuominen mukaan sisustukseen sekä pakastin omien eväiden säilytykseen, kertoo Niina Hovi suunnitteluvaiheen etenemisestä.
Efecten pääkonttorissa ihmiset kohtaavat ja innovaatiot syntyvät
Työpajoissa hahmottelimme pääkonttoria paikaksi, johon kokoonnutaan innovoimaan, digitalisoimaan asiakkaidemme prosesseja ja rakentamaan Efecteä. Niina Hovi kertoo, että he listasivat viisi tekijää, jotka tulisi ottaa huomioon uusien toimitilojen tuoman muutoksen mahdollistamiseksi.
5 tekijää, jotka tulisi ottaa huomioon muutoksen mahdollistamiseksi
- ”Yksi toimisto sopii kaikille” -malli on historiaa, ja siksi meillä on monenlaisia alueita työntekijöillemme. Ideana on helpottaa yksilö-, asiakas- tai ryhmätyöpaikan löytämistä. Halusimme myös panostaa enemmän tunnelmaan. Nykypäivän toimistotiloissa on kyse yhteistyöstä, seurustelusta, joustavuudesta ja teknologiasta. Joustavuus ilmenee ottamalla huomioon erilaiset tarkoitukset. Teknologian pitäisi mahdollistaa erilaiset hybridiasetelmat, joissa työskentelemme tiiminä.
- Suuri osa ihmisistämme tekee etätyötä ja niin on ollut myös aiemmin. Työntekijän näkökulmasta – jos yritys ei pysty mahdollistamaan etätyötä, sinua ei pidetä houkuttelevana yrityksenä.
- Me kaikki tiedämme, että etätyö on tuottavaa vain tietyssä määrin. Siksi halusimme tarjota työntekijöillemme paikan, jonne he haluavat tulla ja jolla on riittävästi vetovoimatekijöitä sen toteutumiseksi. Seinät eivät tee tästä paikasta mielenkiintoista, vaan ihmiset ja tunnelma, jonka me itse rakennamme.
- Ihmiset valitsevat työpaikkansa päivän sisällön perusteella. Olemme luoneet työntekijöillemme erilaisia alueita, joista valita. Olipa kyseessä toimistotila, projektihuone, hiljainen alue, avoin areena tai pienempi monikäyttöinen huone hiljaisen ajan ja yksityisyyden takaamiseksi.
- Arvostamme todella taukoja! Tauot ovat niin tärkeitä, ja haluamme, että toimitilamme estävät ihmisten ylikuormituksen. On tärkeää, että sinulla on tilaa ja mahdollisuus antaa ajatuksesi lentää vapaasti kokousten tai projektien välillä, että ihmiset tuntevat olevansa iloisia ja energisiä. Tauot ovat välttämättömiä, jotta voit tuoda energiaa seuraavaan tapaamiseen. Tämän voit saavuttaa esimerkiksi pelaamalla välillä flipperiä.
Mentorointi-, valmennus- ja seurustelutyöt onnistuvat ”coffice”- ja pelialueella. Hyvin varusteltuja webinaarialueitamme voidaan käyttää videokokouksiin, siellä on työpajatiloja, projektihuoneita, kirjastohuoneita ja monikäyttötiloja. Huoneemme ovat suunniteltu tarkoituksen, ei roolin tai tiimin mukaan. Jokaisessa tiimissä voi olla ihmisiä, jotka työskentelevät mieluummin muiden kanssa ja haluavat seurustella työskennellessään – tai päinvastoin. Työtilat tulee suunnitella persoonallisiksi samalla tavalla kuin räätälöimme palvelumme.
Kaiken tämän tuloksena syntyi Efecten uusi pääkonttori ja kotipesä. Ei pidä unohtaa, että kotikonttorit ja kaupunki- tai maaseutupaikat ovat työntekijöille aivan yhtä tärkeitä hubeja. Efecten uusi kotipaikka on nopeasti osoittautumassa innovaatiopaikaksi ja ihmisten kokoontumisen merkitys on erinomainen esimerkki tästä, summaa Niina Hovi.
KATSO VIDEO – The Office Is Far From Over
Lue lisää aiheesta osoitteessa https://www.efecte.com/blog/efecte-office-2021.
Efecte – Olemme eurooppalainen palvelunhallinnan mahdollistaja
Efecte on suomalainen ohjelmistokonserni, joka toimittaa asiakkailleen pilvipohjaisia ratkaisuja ja niihin liittyviä palveluja. Sen tuotteisiin kuuluu it-palvelunhallinnan ohjelmistot ja erilaisiin it-järjestelmiin kirjautumiseen tarvittavat identiteetin ja pääsynhallinnan ohjelmistot.
Onnelliset ja tyytyväiset työntekijät ovat meille toimintamme edellytys. Toimiva työyhteisö mahdollistaa tärkeimmän tavoitteemme: tyytyväiset asiakkaat.
Autamme organisaatioita digitalisoimaan ja automatisoimaan prosessinsa. Asiakkaamme ympäri Eurooppaa hyödyntävät pilvipalveluitamme tarjotakseen parempia palveluita loppukäyttäjilleen, vähentääkseen turhia kuluja ja mahdollistaakseen ketterän tavan toimia. Palvelumme tarjoavat ratkaisuja kuten IT palvelunhallintaa, (ITSM) tiketöintiä, työntekijäkokemuksen mittaamista ja kehittämistä. Tarjonnassamme on myös workflown ja asiakaspalvelun kehittämiseen sopivat ratkaisut.